Кар'єраЯ працюю офіс-менеджеркою. Думаєш, легко?

У рубриці «ДУМАЄШ, ЛЕГКО?» ми спілкуємося із представницями різних професій, аби дізнатися про зворотний бік їхньої роботи. Наша нова героїня – Женя Соя, офіс-менеджерка в креативній агенції Banda Agency.

Про зміну сфери роботи

Я пропрацювала 5 років у закладах громадського харчування. Була офіціанткою, адміністраторкою, рідше – бартендеркою, кілька разів – баристою. Перший раз пішла працювати в ресторанчик через те, що мені були просто потрібні гроші. Але з часом зрозуміла, що це прикольно. Особливо те, що в тебе щодня на руках з’являються гроші – чайові. Тому це затягувало, і було складно наважитися перейти на просто щомісячну оплату праці.

На останньому місці роботи перед тим, як піти в офіс-менеджерки, була керівницею в бургерній. Я довго думала, що мені дуже подобається працювати в закладах харчування, але пізніше зрозуміла, що це був радше страх змінити сферу діяльності. Із попереднім досвідом у мене є скіл менеджерити, і я хотіла його розвивати. Незалежно від того, чи буде це позиція офіс-менеджера чи сейлз-менеджера.

Я почала задумуватися про пошук варіантів. У цей момент мене порадили на вакансію офіс-менеджерки та покликали познайомитися Banda. Я не надавала цій зустрічі особливого значення, але ми продуктивно поспілкувалися та зрозуміли, що я підходжу на позицію. Це було для мене дуже стрімкою зміною: я думала, що ця зустріч – просто крок до того, щоб рухатися в іншу сферу, але не очікувала, що мене відразу запросять у команду. Поки не пройшло 1,5 місяця мого випробувального терміну я все ще не вірила, що це дійсно відбулося.

Мені здавалося, що все, що я знаю про офіс, – це лише вершина айсбергу. Умовно як Пем із серіалу «Офіс», яка довго не могла себе знайти, а потім просто придумала собі посаду. Утім, можливо, якраз тому, що ніколи до цього не працювала в офісі, я була готова до всього. Перебудовуватися зі зміною роботи мені не було важко, вдалося все підлаштувати під себе. До того ж у мене вже був певний перевірений контакт-лист підрядників. Перший челендж, з яким я стикнулася, – це ремонт офісу. Треба було знайти людей, купити все необхідне, перевірити роботу, заплатити за неї. Це щось нове для мене. А зі всім іншим я була знайома, але раніше це було пов’язане з закладами харчування, а тепер – з офісним життям.

Про обов’язки

Зараз у мою зону відповідальності входить замовлення їжі й потрібні побутові товари, комунікація між людьми, які, як і я, намагаються підтримувати життя офісу, івенти, облік витрат на офісне життя й інколи облік витрат проєктів. Також у нас є а-ля дача, яку ми називаємо «Банда дом», я нею займаюся. А ще я як мінімама: на мені виклики лікарів до наших працівників, якщо вони захворіли; відправити їм «посилки здоров’я». Це набір, у який можуть входити фрукти, чай, мед, солодощі, шкарпетки, косметичні маски для обличчя, термометр, вітаміни. Посилка завжди відрізняється, бо готується конкретно під людину. Як для дітей: усе, щоб вони швидше одужали.

Івенти в нас бувають заплановані, наприклад тематичні вечірки, а бувають спонтанні, коли хтось виграв нагороду чи святкує день народження. Для цього я швиденько організовую вино, їжу, колоночку. Із запланованих івентів у нас є щомісячна тусовка «Мікродозінг», коли люди з нашої агенції грають свою музику, я теж допомагаю з цим.

Інколи мені треба допомагати з подарунками колегам. Наприклад, якось у нашого нового креативного директора був день народження та треба було оперативно зробити йому подарунок, на це залишалося 6 годин. Зазвичай, цього достатньо: можна поїхати в книжковий і купити якесь класне видання. Але в цьому випадку наш креативний директор схожий на Кіану Рівза. Тому ми взяли дизайнера, дали йому зображення Кіану Рівза в образі Джона Уіка та попросили прифотошопити його обличчя. Ми вирішили роздрукувати цю фігуру в повний зріст. Довелося знайти, хто зробить це в стислі строки. Це як приклад, що на цій роботі треба креативно підходити до таких задач.

Підводні камені

Фізичне навантаження. Комусь може здаватися, що офіс-менеджер – це сидяча робота, але я радше цілий день на ногах. Треба прийняти замовлення, сходити відправити, підготувати зустріч, зустріти гостей, знайти щось, що хтось вже дуже давно не бачив в офісі.

Одного разу я зірвала собі спину: приїхала закупка з ігристим, і, поки я носила все до ліфта, щось пішло не так. Мені стрьомно просити про допомогу чоловіків, які працюють зі мною, бо боюся вирвати їх із процесу, поки в них там потік думок іде. Тому сама таскаю різні важкі речі, інколи прошу охоронця.

Спонтанні таски. Наприклад, я не очікувала, що мені треба буде допомагати з організацією однієї зустрічі – планування для всієї агенції, яка мала відбутися в нашому заміському будинку. Виявилося, що на мені багато тасків – закупівля їжі та канцелярії. Я провела наступні дні в супермаркетах.

Після того, як я о 6 ранку перед івентом завантажила все в фуру й відправила на локацію, зрозуміла: «Воу, це ж не офісна робота». Я так втомилася, що навіть не поїхала на це планування. Але це теж мій обов’язок – допомагати розгрузити інших менеджерів.

Наприклад, наші проджект-менеджери займаються організацією зустрічі з клієнтами. Але є задачі на зразок заварити всім чай і замовити круасани; це те, що може їх відволікати від більш пріоритетних завдань. А в мене в цьому плані все «схвачено»: є свій підрядник, є кур’єр, який усе доставить. Мені достатньо зробити два дзвінки – і все готово. І цим я полегшую їм життя. Без офіс-менеджера такого б не було.

Страх облажатися. Я боюся підвести когось, помилитися в підготовці події чи обліку витрат. Можливо, це продиктовано тим, що в мене ще є синдром самозванця якоюсь мірою.

Стереотипи про офіс-менеджерів

Офіс-менеджер – нескладна й неважлива робота. У мене було таке, що я розповідала колегам з попередньої сфери, що перейшла на нову роботу. Для мене це було таке свято! Я навіть вечірку влаштувала. [усміхається] Мене питали: «Де ти тепер працюєш?» І, коли я казала, що в креативній агенції, усі були такі: «Прикольно». А коли я уточнювала, що працюю там офіс-менеджеркою, то реакція змінювалася, типу це несерйозна робота.

Утім, мені здається, якщо офіс-менеджер погано працює, то робота в інших людей у команді може не йти, бо вони «залежать від тебе». У цьому плані я відчуваю відповідальність перед усіма колегами.

Офіс-менеджери тільки замовляють печивко та воду. Я постійно транслюю в агенції, що офіс-менеджер – така ж важлива посада, як і всі інші. Наприклад, на наші спільні зустрічі я теж готую презентації. І ми спілкуємося про те, що в офісі не так, що буде змінюватися, які в них побажання. Це важливо, щоб вони розуміли, що буде ремонтуватися, як швидко це відбудеться тощо.

Свою першу презентацію я назвала: «Як поремонтувати офіс і не облажатися». Другий слайд був: «Ніяк». Дійсно, в офісі завжди буде щось ламатися. Але головне підтримувати цей стан «не повного краху». Я розповіла, що офіс-менеджер не тільки замовляє банани й водичку, а ще й ремонтує все, і хотілося б відповідної реакції. Тобто не доводити ситуацію до того, що треба щось ремонтувати.

Офіс-менеджером працювати нудно. Звісно, у мене є різні завдання. Є ті, які повторюються щотижня: закупівля продуктів, води. А є менш планові задачі, наприклад ремонт. Тобто є щось стабільне, а щось нове і динамічне.

Інколи треба просьорчити весь інтернет, щоб знайти певний картридж у кран для води. Я навіть не знала, що там є картридж! [усміхається] А вже стільки прочитала й знаю, що інколи картридж коштує дорожче, ніж деякі нові крани. Тому постійно доводиться розбиратися в нових темах.

Профдеформація

Я роблю планову закупівлю їжі. На роботі прошарила багато сайтів доставки продуктів і зрозуміла: навіщо ходити в «Сільпо», якщо в них безкоштовна доставка? І привчила себе та свого хлопця замовляти доставку продуктів. Зазвичай, якщо йдеш у супермаркет, то заходиш і губишся. Потім виходиш – і 700 гривень полетіли на хамон і моцарелу. А як же картопелька чи огірочок?

Мені ок говорити по телефону. Багато моїх знайомих кажуть, що їм складно не просто знайти майстра, а саме зателефонувати йому й домовитися. У мене такого немає: я спокійно відповідаю на будь-який номер, телефоную, щоб домовитися.